Bulletin d'adhésion à une association : quelles sont les mentions obligatoires ?

Le bulletin d’adhésion est un document qui permet de formaliser l'entrée d'un nouveau membre dans l'association.

La remise d'un bulletin d'adhésion est-elle obligatoire ?

Le bulletin d’adhésion, également appelé bulletin d’inscription ou fiche d’adhésion, est un document qui officialise l'adhésion d'un membre à une association.

Il est obligatoire uniquement si les statuts de l'association mentionne que l'adhésion se formalise par la remise d'un bulletin d'adhésion.

Ce document, rempli par l’adhérent, se compose de deux parties :

• une première partie, signée par l’adhérent, qui est conservée par l’association pour maintenir à jour la liste des membres. Y figurent son prénom, son nom de famille, son adresse postale, son adresse email... ;
• une deuxième partie, signée par le président de l’association ou son représentant, qui est remise à l’adhérent comme justificatif de paiement de la cotisation et de sa qualité de membre de l'association.

Le bulletin d'adhésion peut prendre la forme d'un formulaire papier ou être rempli intégralement en ligne.

Bien que l’adhésion à une association ne nécessite pas obligatoirement un écrit, il est toujours préférable de fournir à l’adhérent un document attestant de sa qualité de membre afin d’éviter d’éventuels litiges, notamment sur le paiement de la cotisation ou sur la durée de l'adhésion.

Que doit contenir le bulletin d'adhésion exactement ?

Le bulletin d’adhésion doit inclure les informations suivantes :

• Identité de l’adhérent : nom, prénom et date de naissance ;
• Adresse complète de l’adhérent : adresse postale, code postal et ville ;
• Coordonnées de l'adhérent : adresse e-mail et numéro de téléphone ;
• Dénomination de l'association ;
• Siège social de l’association ;
• Montant de la cotisation et sa période de validité (à défaut de précision contraire dans les statuts, l'adhésion vaut pour toute la durée de l'association) ;
• Mode de règlement de la cotisation : espèces, chèque, virement, etc. ;
• Conditions d’adhésion à l’association, y compris les documents requis tels que photo d’identité, copie de la carte d’identité, certificat médical, enveloppe timbrée au nom de l’adhérent, ainsi que les éventuels aménagements comme les réductions pour certaines catégories de personnes ;
• Mention relative à la loi du 6 janvier 1978 sur le droit de communication des données personnelles dans le fichier des membres de l’association, avec indication du droit de l’adhérent à consulter et rectifier ses informations ;
• Lieu et date de signature du bulletin d’adhésion ;
• Signatures de l’adhérent et du président de l’association.

D'autres mentions particulières peuvent être exigées :

• Acceptation du règlement intérieur de l’association
• Accord de droit à l’image
• Autorisation parentale lors de l’adhésion d’une personne mineure
• Personne à contacter en cas d’urgence

A noter : si l'association est affiliée à une fédération sportive, et propose des activités sportives, il peut être exigé des adhérents qu'ils fournissent un certificat médical d'aptitude à la pratique du sport concerné.

Comment gérer les données personnelles des adhérents ?

Le bulletin d’adhésion, qu'il soit en ligne ou papier, doit indiquer l'utilisation des données collectées afin de respecter les exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles).

Ainsi, l’adhérent dispose d’un droit d'accès et de rectification de ses informations personnelles, et peut demander leur suppression lorsque son adhésion prend fin. De plus, l’association ne doit pas vendre les données auxquelles elle a accès sans l'autorisation des adhérents.

Pour être conforme au RGPD et à la loi du 6 janvier 1978, le bulletin d’adhésion doit inclure une mention relative aux droits des adhérents concernant leurs données personnelles. Exemple : "Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’association s'engage à ne pas utiliser les données à des fins commerciales. L’adhérent peut exercer son droit d’accès et de rectification concernant ses données personnelles conformément au RGPD en vigueur depuis le 25 mai 2018."

Comment gérer le droit à l'image des adhérents ?

Il n'est pas possible de publier les photos d'un adhérent sur le site internet, le réseaux sociaux ou dans les supports de communication et plaquettes promotionnelles de l’association sans son autorisation préalable.

En effet, la loi sur le droit à l'image stipule que "chaque personne dispose d’un droit exclusif sur son image et l’utilisation qui en est faite".

Si l'association envisage de prendre des photos de ses adhérents dans le cadre de leur activité ou lors d’événements liés à la vie associative, il peut donc être pertinent d'inclure une mention relative à ce droit à l’image dans le bulletin d’adhésion.

Exemple de mentions à ajouter :
□ J'autorise l'association X à diffuser mon image sur la totalité des supports de diffusion (exemples : planning d'activité, plaquette, site de l'association, média...)
□ Je n'autorise pas l'association X à diffuser mon image sur la totalité des supports de diffusion.

Le bulletin d'adhésion permet-il de bénéficier d'une réduction d'impôt pour don ?

Dans certains cas, le versement d'une cotisation à une association peut donner droit à une réduction d'impôt.

Le bulletin d’adhésion n'a cependant pas de valeur fiscale. Afin que l’adhérent puisse profiter des avantages prévus par l'article 200 du Code général des Impôts, l’association doit lui fournir un reçu fiscal conforme au formulaire cerfa n°11580.