Comment désigner les dirigeants d'une association ?

Les dirigeants d'une association sont généralement désignés par l'assemblée générale ou par le conseil d'administration, selon ce que les statuts prévoient.

Qui peut devenir dirigeant d'une association ?

Une association peut organiser sa direction librement.

Si les statuts ne fixent aucune limite, (presque) n'importe qui peut présenter sa candidature aux postes de direction d'une association qui vient d'être créée et être élu.

Une même personne peut cumuler 2 postes de dirigeants. Par exemple un trésorier peut être également secrétaire, etc. sauf si les statuts ou les statuts types auxquels l'association est soumise en disposent autrement.

Des membres d'une même famille peuvent diriger une association

La loi 1901 n'interdit pas à deux membres d'une même famille de faire partie du bureau de l'association (par exemple, l'un le président et l'autre le trésorier).

Cependant, il est recommandé de prendre toutes les dispositions nécessaires pour garantir la transparence de la gestion vis-à-vis des membres de l'association.

Ainsi, il est conseillé de prévoir dans les statuts de l'association qu'aucune sortie de fonds ne pourra se faire sans autorisation signée par un dirigeant qui ne sera pas membre de la famille.

A défaut, l'association risque de se voir refuser toute demande de subvention ou d'agrément et ne pourra pas émettre de reçus fiscaux.

Un mineur peut être dirigeant d'association

Il n'y pas d'âge minimal ou maximal pour diriger une association sauf si les statuts ou les statuts types auxquels l'association est soumise en disposent autrement.

Un mineur peut donc parfaitement diriger une association si :

• il a au moins 16 ans ;
• il a moins de 16 ans et a obtenu l'accord écrit préalable de son représentant légal.

Il pourra accomplir tous les actes d'administration de l'association, à l'exclusion des actes de disposition.

Un agent public ou contractuel peut être dirigeant d'association

Les règles de cumul d'activités des fonctionnaires ont été révisées par la loi n° 2016-483 du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations des fonctionnaires.

Agent en exercice

Un fonctionnaire ou un agent contractuel peut être dirigeant d'une association si les conditions suivantes sont respectées :

• l'association est à but non lucratif (sauf continuation, pendant une durée de 1 an, renouvelable une fois, d'un mandat exercé antérieurement à son recrutement) ;
• le fonctionnaire ou l'agent contractuel n'est pas rémunéré, sauf autorisation de l'autorité hiérarchique dont il relève d'accomplir un service à temps partiel dans le but de créer ou reprendre une association exploitant une entreprise, ou d'exercer une fonction associative à titre accessoire ;
• il exerce son mandat à titre accessoire et en dehors de ses heures de service ;
• sa présence ne doit pas faire craindre une violation des principes de neutralité et d'égalité des individus devant les services publics ;
• il n'existe pas de risques de conflit d'intérêts.

Agent ayant cessé ses fonctions

Un fonctionnaire ou un agent contractuel qui a cessé temporairement ou définitivement ses fonctions :

• peut être librement dirigeant d'association s'il le fait à titre bénévole ;
• doit saisir la commission de déontologie de la fonction publique s'il souhaite être rémunéré pour savoir si cette activité est compatible avec les fonctions qu'il a exercées durant les 3 années précédentes.

Un agent sportif peut être dirigeant d'association

L'activité d'agent sportif est également incompatible avec la direction, à titre bénévole ou rémunérée :

• d'une association employant des sportifs contre rémunération ou organisant des manifestations sportives,
• d'une fédération sportive.

Cette incompatibilité perdure pendant l'année qui suit la cessation des fonctions.

Une personne condamnée peut être dirigeant d'association

Les personnes frappées d'une interdiction de gérer ou dont la faillite personnelle a été prononcée ne peuvent pas diriger une association.

L'activité exercée par l'association peut aussi interdire la direction par une personne condamnée :

• Dans une association organisant de façon habituelle des accueils collectifs de mineurs avec hébergement, une personne qui a fait l'objet d'un retrait total ou partiel de l'autorité parentale ou dont un enfant ou un pupille a fait l'objet d'une mesure d'assistance éducative qui n'a pas été prise à sa requête ne peut pas être dirigeant.
• Dans une association de soutien scolaire, il est interdire d'élire les personnes condamnées pour crime ou délit contraire à la probité et aux mœurs, les personnes privées de tout ou partie des droits civils, civiques et de famille ou déchues de l'autorité parentale, les personnes frappées d'interdiction absolue d'enseigner, ou condamnées à une peine d'au moins 2 mois d'emprisonnement sans sursis pour abus frauduleux de l'état d'ignorance ou de faiblesse.
• Dans une fédération des chasseurs, une personne qui a été condamnée, depuis moins de 5 ans, pour une contravention de cinquième classe ou un délit, en raison d'une infraction aux dispositions réglementaires ou législatives relatives à la chasse ou à la protection de la nature ne peut pas être élue.

Un commissaire aux comptes peut être dirigeant d'association

Les commissaires aux comptes ne peuvent occuper un poste de direction au sein d'une association qu'ils ont contrôlée moins de 3 ans après la cessation de leurs fonctions.

Pendant ce même délai, ils ne peuvent pas non plus exercer ces fonctions dans un groupement qui contrôle l'association dont ils ont certifié les comptes.

Autres hypothèses

Sauf si les statuts ou les statuts-types auxquels l'association est soumise en décident autrement, une association peut parfaitement être dirigée par :

• une personne interdite bancaire ;
• une personne sous tutelle ou sous curatelle ;
• une personne qui n'est pas membre de l'association ;
• une personne qui n'est pas de nationalité française ;
• un salarié de l'association. Attention, le cumul de fonctions peut aboutir dans certains cas à l'assujettissement de l'association aux impôts commerciaux (TVA, Impôt sur les sociétés et Contribution Économique Territoriale).

Qui désigne les dirigeants d'une association ?

Les statuts déterminent librement les modalités de désignation des nouveaux dirigeants.

Il existe 3 façons de désigner les dirigeants d'une association :

• L'élection. Elle permet à tous les membres réunis en assemblée générale de participer au choix de leurs dirigeants. Le choix de l'élection impose simplement de préciser, dans les statuts ou dans le règlement intérieur, le mode de scrutin.
• La cooptation. Par ce procédé, un des organes de l'association (conseil d'administration, bureau, etc.) va désigner par lui-même une personne qui devient membre de cet organe.
• La nomination par les statuts. Les statuts peuvent désigner directement les dirigeants en prévoyant l'existence de membres de droit (collectivité locale, établissement public, etc.). Dans ce cas, c'est la collectivité ou l'établissement qui désignera son représentant permanent.

Certaines associations doivent obligatoirement recourir à l'élection, c'est le cas des associations agréées de pêche et de pisciculture, des associations reconnues d'utilité publique ainsi que des sociétés de course.

Quelles formalités réaliser à la suite de la désignation d'un dirigeant d'association ?

Quelle que soit la cause de la fin des fonctions du précédent dirigeant de l'association, le nouveau dirigeant doit être déclaré en préfecture. La déclaration doit être accomplie par les dirigeants qui ont été désignés (et non pas ceux qui ont cessé d'exercer leurs fonctions).

Une déclaration doit être adressée dans les 3 mois au greffe des associations. La déclaration s'effectue soit en ligne, soit par courrier postal dans le département où l'association a son siège social :

• à Paris, à la préfecture de police ;
• dans les autres départements, au greffe des associations, situé en préfecture ou en sous-préfecture.

La décision de l'organe délibérant et une liste consolidée et à jour de l'équipe dirigeante doivent être jointes à la déclaration.

L'administration délivrera ensuite un récépissé de déclaration que le nouveau dirigeant pourra utiliser pour justifier ses fonctions auprès des tiers.

Tant que cette formalité n'a pas été effectuée, les nouveaux dirigeants ne sont pas considérés par les tiers (banquier, fournisseur, dispensateur de subvention) comme étant à la tête de l'association. Par ailleurs, les anciens dirigeants ne sont pas dégagés de leur responsabilité car aux yeux de la loi, ce sont toujours eux qui sont en charge de l'association.

La mention du changement de dirigeant sur le registre spécial est facultative.

Quelles vérifications le nouveau dirigeant d'une association doit-il effectuer ?

Pour pouvoir mener à bien ses nouvelles fonctions, le nouveau dirigeant d'une association doit :

• prendre connaissance des pouvoirs dont il dispose ;
• obtenir la restitution des documents relatifs à la gestion de l'association ;
• faire mettre à jour par la banque la liste des personnes habilitées à faire fonctionner le compte bancaire de l'association ;
• déterminer la situation financière de l'association.

Pouvoirs du dirigeant de l'association

Dans une association, ce sont les statuts et le règlement intérieur qui fixent l'essentiel des droits et obligations des dirigeants.

Les statuts peuvent limiter les pouvoirs des dirigeants de l'association. Par exemple, certaines dépenses peuvent nécessiter l'accord du trésorier et du président, la conclusion de contrats de travail peut exiger l'autorisation du conseil d'administration...

Cette précaution est d'autant plus importante que la responsabilité personnelle du dirigeant peut être engagée en cas de violation des statuts.

Par ailleurs, il est important de prendre connaissance de l'objet de l'association, le développement d'activités non prévues par les statuts pouvant encore une fois engager leur responsabilité personnelle.

Restitution des documents relatifs à la gestion de l'association

La plupart du temps, les documents relatifs à la gestion de l'association sont conservés au domicile d'un des dirigeants. Le dirigeant qui lui succède doit faire en sorte de se faire remettre le registre des adhérents, le registre spécial ainsi que la comptabilité associative avec les relevés bancaires et les pièces justificatives.

S'il manque des éléments ou que les documents sont imprécis, il est recommandé au nouveau dirigeant d'établir une liste des documents remis puis de faire signer un procès-verbal de transmission des pièces et documents de l'association à l'ancien dirigeant. Cela permettra de limiter la responsabilité du nouveau dirigeant en cas d'erreurs ou de lacunes.

Si l'ancien dirigeant refuse de remettre les documents en sa possession, il faudra lui en demander la restitution par lettre recommandée avant de saisir la justice.

Mise à jour de la liste des personnes habilitées à faire fonctionner le compte bancaire de l'association

Lors du changement de dirigeant, il est essentiel de faire mettre à jour par la banque la liste des personnes habilitées à faire fonctionner le compte bancaire.

Les procurations des dirigeants sortants seront supprimées et les dirigeants entrants devront veiller à modifier les codes d'accès aux services de banque à distance.

Détermination de la situation financière de l'association

Lorsque l'association rencontre des difficultés, il peut être utile de diligenter un audit établissant la situation et le niveau de gravité des problèmes. Cela permettra au nouveau dirigeant de déterminer s'il est nécessaire de déclarer l'état de cessation des paiements.

Ce point est d'autant plus important que les dirigeants ne disposent que de 45 jours pour déposer au Greffe une déclaration de cessation des paiements. Au-delà, les dirigeants sont susceptibles d'engager leur responsabilité financière.

La désignation d'un dirigeant d'association peut-elle être annulée ?

La désignation du dirigeant de l'association est conforme aux statuts

Aucune disposition ne permet d'annuler une élection conforme aux statuts. Toutefois, il est possible d'obtenir la révocation du dirigeant nouvellement élu.

Pour cela, il faut suivre la procédure prévue par les statuts. Si rien n'est prévu, l'organe concerné ne pourra être révoqué que par celui qui l'a nommé et dans les mêmes conditions (même quorum, même majorité).

La désignation du dirigeant de l'association n'est pas conforme aux statuts

Il est possible que l'élection du dirigeant d'association ait été organisée sans respecter les statuts ou le règlement intérieur (modalités de vote, majorité nécessaire, quorum, etc.).

Une élection peut être annulée si les irrégularités ont eu une incidence sur la décision prise et la sincérité du vote et qu'elles n'ont pas été régularisées. En revanche, si l'irrégularité n'a pas eu pour effet de fausser le résultat du scrutin, elle ne peut être annulée (CA Pau 11-1-2016 n° 14/03054).

Hypothèses d'annulation :

• non-respect des formalités de convocation : utilisation d'un mode de convocation ne permettant pas d'informer tous les membres, absence de convocation d'une partie des membres, convocation par une personne n'ayant pas qualité pour y procéder, inobservation du délai de convocation... ;
• irrégularités constatées lors de la tenue de l'assemblée générale ou du conseil : non-respect du quorum, de la majorité nécessaire, de l'ordre du jour, des modalités de vote, des règles de limitation des pouvoirs, dates d'élection contraires aux statuts, absence de preuves sur l'identité des votants, fausses signatures, perte ou disparition de bulletins de vote...

Saisine du juge

Seul un juge a autorité pour prononcer la nullité de l'élection d'un dirigeant d'association. L'action est soumise à un délai de prescription de 5 ans et doit être exercée devant le tribunal judiciaire.

Si l'irrégularité a eu une incidence sur le scrutin, le juge annulera l'élection et rendre obligatoire l'organisation d'un nouveau scrutin.

Ainsi :

• dans le cas d'un membre disposant de plus de mandats que ce que prévoyaient les statuts, la délibération sera annulée si le juge estime qu'arithmétiquement, les voix excédentaires utilisées pouvaient avoir eu une influence sur le scrutin ;
• dans le cas d'une élection par correspondance, la nullité du vote a été retenue car 47 bulletins avaient été détruits accidentellement et 31 autres n'avaient pas été retenus, les prénoms ne correspondant pas au listing. Or l'écart de voix séparant les candidats était très faible : la destruction et l'élimination des bulletins pouvaient donc avoir altéré le scrutin.

Conséquences de l'annulation de la désignation d'un dirigeant d'association

Si leur mandat n'est pas échu, les anciens dirigeants retrouvent leurs fonctions. Dans le cas contraire, l'association doit désigner un administrateur provisoire pour convoquer une assemblée générale en vue de l'élection de nouveaux dirigeants et, en attendant, pour gérer les affaires courantes.

Le droit commun des obligations prévoit que le prononcé de la nullité entraîne l'anéantissement rétroactif de l'assemblée générale et de toutes les décisions qui en découlent. Pourtant, sauf si les statuts ou la décision du juge prévoient le contraire, les actes effectués par le dirigeant avant que ne soit prononcée l'invalidation de sa nomination restent valides (Cour de cassation, civ. 19 novembre 1991).